GEM-8001S-GC：麒麟無紙化會議系統(國產化)

無紙化會議服務器管理軟件功能說明：

無紙化會議系統的管理軟件，可支持多個會議室、多個會議的同時管理，通過可視化的頁面交互方式，使會議預約、會議配置、議題設置、座次預設操作更加高效，提高無紙化會議的創建、配置的效率，提升會議過程中信息交互、資料管理和會議后資料歸檔以及資料安全備份的能力。

系統管理功能

1、組織管理：公司的組織架構具有上級部門、下級部門及上級管理下級的業務需求，系統采用樹形結構可以無限級的子節點操作，實現與企業部門或機構的真實對應。系統預設本單位部門、外單位部門兩個部分，用于本單位用戶以及外單位參會人員的分組歸類管理。組織管理包括組織信息的錄入、組織信息的維護、組織與用戶對應關系設置等。在實際系統過程時，系統通過標準化數據對接模板，與使用單位的組織架構匹配后通過Excel模板進行組織信息導入。

2、角色管理：系統中認定角色是一組用戶權限的合集，具有權限操作、訪問特定資源的行為。系統默認定義角色：超級系統管理員、會議管理員、普通用戶。超級系統管理員主要操作功能：用戶管理、組織管理、會議室管理、會議室終端管理等；會議管理員主要操作功能：創建會議、配置會議、設備管理、統計分析等；普通用戶主要操作功能：通過日歷方式展示會議日程安排，查詢會議信息、會議資料、參會人員等。

3、用戶管理：系統管理員可通過用戶管理功能，通過信息采集的方式將使用單位包含的所有用戶錄入或導入系統，可將用戶與組織關聯。系統具備、用戶姓名檢索數據的功能。

4、會議室類型管理：當使用單位的會議室數量繁多、功能復雜的情形時，需要通過會議室類型對會議室的通途進行標注描述。系統默認配置洽談室（5人以下無無紙化終端）、小會議室、中會議室、大會議室、視頻會議會議室等會議室類型，同時可勾選是否屬于無紙化會議室。創建會議室的時候可以選擇會議室類型作為篩選條件，便于創建會議時、會議室維護時的快速定位會議室。

5、會議室管理：支持多個會議室管理，系統對會議室的基本信息、資產信息、會議室內固定資產進行統一的管理和維護。通過可視化的設計工具實現會議室的布局、固定資產擺放、無紙化終端配置等功能。使用系統會議室管理模塊按照會議室內桌椅、無紙化終端實際布局，可視化拖拽設置會議室內座次，并且綁定設備終端。

6、終端管理：無紙化會議系統具備較強的終端兼容能力，系統適配無紙化會議終端、會議信息顯示終端、侯會信息播報終端、會議服務交互終端、信號接入控制器、信號輸出控制器、會議標語終端。所有的終端在通過管理軟件能自動尋找主機并進行控制管理，實時顯示終端的聯機狀態、運行狀態。與會議室綁定后，通過可視化設計器頁面，可以配置終端的顯示內容、顯示背景。終端可進行分組，實現對一組終端的批量化操作應用。

7、歡迎界面管理：當會議啟動后，無紙化會議終端屏幕所顯示的會議歡迎致辭。通過系統管理頁面利用可視化組件實現對歡迎界面的自定義設計，可以為每一個會議室設置一個不同的歡迎界面，滿足會議室日常開會不同主題顯示定制化歡迎致辭的業務需求。

8、電子桌牌：電子桌牌用于替代會議室內的塑料夾紙質的桌牌，使參會人員信息顯示元素更豐富，內容顯示更清晰。系統具有電子桌牌可視化配置功能，可以實現電子桌牌樣式的自定義設計，還可以對每一個會議室設置不同的顯示界面。

9、會議標語管理：會議標語用于召開無紙化會議時大屏幕的默認橫幅標語內容的投放，避免會議室內大屏幕顯示無信號的尷尬，系統具備會議標語可視化配置功能，可自定義每場會議顯示不同的會議標語。

10、信發模板管理：利用可視化設計器配置會議信息顯示終端的顯示內容，可配置視頻、甘特圖、按鈕動作，使會議信息終端配置后具備更符合現場情況的顯示模式、操作模式。

11、會議室資產管理：提供資產管理清單，實現對會議室內所有固定資產如電子類產品、座椅類資產等的管理，使用過程中發生故障后通知維保單位及時維修。

12、會議通知管理：系統會議創建完畢后，可以通過郵件、短信兩種方式將會議通知發送給參會人員。會議通知的內容、格式均可配置，管理員可按照短信、郵件兩種通知方式自定義通知模板。

13、會議室維修管理：考慮到會議室作為資產管理存在維修這種使用暫停的特殊狀態，系統管理員可根據實際情況、維修的時間在系統中填寫會議室維修周期，填寫完畢后系統認為此會議室在這段時間不具備使用條件，因此會議管理員不能在這個會議室的此時段創建會議。

14、統計分析：具備會議室報表、可視化統計兩種方式，更好的滿足管理部門對會議室管理的需要。

會前功能

1、會議日歷：登錄無紙化會議服務器管理系統后，默認使用日歷的方式展示給用戶當月的每天會議日程安排，在有會議的日期內縮略顯示會議主題，點擊日期詳細查看當日的會議信息、會議資料和會議參會人員。

2、會議預約：使用單位每個會議室每天均可創建自由時間段的多個會議，便于提升會議室的有效利用率。在會議預約模塊能通過會議室名稱、會議室類型、會議時間多種方式篩選目標會議室的空閑時間，結合甘特圖可視化并加以顏色的顯示模式，使管理員能直觀看到會議室的空閑時間，點擊可預約會議。

3、會議創建：會議預約完成后，開始對會議內容進行創建，分為四步。步：會議基本信息配置，可以通過組織架構的方式選擇多個參會人員，默認匹配參會人員角色，系統可對參會人員選擇會議主席、會議秘書兩種高級權限角色。在特殊會議的情況下，可對參會人員在會議中使用的無紙化會議終端任何功能進行刪減。會議基本信息配置還可以設置會議簽到方式、會議提醒功能。第二步：會議議題配置，在文本框中快速輸入會議主題即可依次創建多個會議議題，每個議題可批量上傳多個會議資料，會議資料可以是Office文檔類、PDF類、圖片類、視頻類文件資源，會議議題通過點擊“上下按鈕”調節議題順序，會議資料跟隨議題進行調整。為了使會議適應更多的應用場景每個議題下可配置不同的參會人員。第三步：參會人員座次匹配，逐個選擇議題，通過拖拽參會人員的方式，在會議室實際可視化圖形布局的頁面上擺放參會人員的落座位置。第四步：設置會議橫幅標語。

4、會議啟動：會議即將接近預約時間，并且當前會議室沒有被其他會議占用時，會議管理員角色在我創建的會議列表中點擊啟動按鈕，會議室內的無紙化終端開始執行升降屏升起、無紙化客戶端軟件啟動等操作。

5、會議取消：在會議未啟動之前，可以將會議取消，會議取消后會議室在此時段可以被其他會議管理員預約其他會議。

會中功能

1、會議延后：在會議召開的過程中，經常會遇到會議拖延未按照會議預約時間結束會議這種情況，系統允許這種實際情況的發生。當上一會議未結束，影響到本次會議進行時，會議管理員可以在這種情況下選擇會議延后，在重新預約當前會議室向后的一個時間段召開會議，保證會議的合理安排。

2、候會播報：在會議召開的過程中，可里利用候會信息屏語音播報使參會人員積極入場。

3、會議標語：在會議召開的過程中，可遠程切換會議室內會議標語的顯示內容及模板。

會后功能

1、資料整理：會議資料分為會前資料、會中資料、會后資料三個部分；會前資料為會議管理員創建會議配置會議議題的時候上傳的所有資料，也可以叫做會議資料源文件。會中資料分為電子白板資料、會議批注資料、會議紀要三個部分，每一位參會人員所保存的電子白板內容，會議過程中對會議資料標注的內容，會議秘書記錄的會議紀要都會自動保存，存儲在會中資料部分。同時，會議秘書在會議過程中使用會議紀要功能所記錄的內容，也保存在會中資料內。會后資料的整理主要為補充的資料，可以在資料整理功能中通過上傳的方式補充會后資料。